要件定義は、システム開発ライフサイクル（SDLC）における最上流工程であり、ビジネス上の課題を解決するために「どのようなシステムを作るべきか」を決定するプロセスです。
この工程では、発注者側（ビジネス部門やエンドユーザー）と開発者側（システムエンジニアやアーキテクト）が緊密にコミュニケーションを取り、現状の業務課題のヒアリングや、新しいシステムに対する要望を収集します。
整理された要望は、以下の2つの大きなカテゴリーに定義されます。
- 機能要件: システムが提供すべき具体的な機能（ユーザーインターフェース、データ処理、帳票出力、連携システムなど）。「ユーザーが何をできるか」を定義します。
- 非機能要件: システムの品質や性能に関する要件。信頼性（連続稼働時間）、可用性（冗長構成）、処理性能（応答時間やスループット）、セキュリティ、運用・保守性、移行手順などが含まれます。非機能要件の策定基準としては、IPAが定めた「非機能要求グレード」などが実務で広く参照されています。
これらの内容を明確にした「要件定義書」を作成し、双方の責任者が合意（サインオフ）することで、その後の設計工程のブレを防ぎます。
試験でのポイント