WBSは、プロジェクトを遂行するための「作業のチェックリスト」および「設計図」の役割を果たします。WBSを作成する際は、まず最終成果物を最上階層に置き、それをシステム設計、プログラム開発、テストといった中間成果物のレベルに分解していきます。最終的に、具体的な個人に担当として割り当てることができ、作業時間やコストを見積もることが可能な最小単位である「ワークパッケージ」にまで分解します。WBSを作る最大の意義は、プロジェクトに関わる全タスクを漏れなく重複なく（MECE）洗い出せる点にあります。これによって「隠れた作業」がなくなり、開発工数の見積もり精度が劇的に向上します。また、各ワークパッケージの責任の所在が明確になるため、メンバーの割り当て（RACIチャートの作成）も容易になります。
試験では、WBSの定義や作成目的について問われます。「プロジェクトチームが実行する作業を階層的に分解して構造化したもの」という記述を選択できるようにしましょう。また、WBSの最小単位が「ワークパッケージ」と呼ばれること、WBSはスケジュール作成（ガントチャートやアローダイアグラム）やコスト見積もりの前段として作成されるべきであるという順序がポイントです。WBSで分解されたタスクが漏れていると、後からスケジュール遅延や予算超過（コスト超過）を招くため、プロジェクト管理の最も重要な出発点として位置づけられています。
プロジェクトマネジメントのフレームワークであるPMBOKの一部であり、定義された作業範囲であるスコープ管理と直結します。また、WBSをもとにスケジュールを引くガントチャートやアローダイアグラムの作成に繋がります。