ステークホルダーは、プロジェクトに単に所属しているメンバーだけを指すのではなく、そのプロジェクトの成否によって何らかの影響を被る、あるいは与える可能性のある人物や組織の全員を含みます。ステークホルダー管理において重要なのは、プロジェクトに好意的な関係者（協力的な顧客や開発者）だけでなく、新しいシステムの導入によって既存の仕事の進め方が変わり不満を持つ可能性があるユーザーなど、ネガティブな影響を受けかねない利害関係者への対応です。プロジェクトマネージャーは、各ステークホルダーがプロジェクトに対してどれほどの影響力（パワー）と関心度（インタレスト）を持っているかを分析し、それに基づいた「コミュニケーション計画」を立てて適切に情報を共有し、彼らの関与（エンゲージメント）や満足度を適切に維持することが求められます。