CRMシステムは、営業部門（SFA: Sales Force Automation）やカスタマーサポート部門、マーケティング部門とリアルタイムでデータを共有します。これにより、どこの部署の誰が対応しても、その顧客の全体像（プロファイル）を把握した上で、一貫した対応が可能になります。また、集積した顧客データをAIやBIツールで分析することで、解約しそうな顧客の予兆を検知したり、次に売れそうな商品の傾向を掴んだりする高度なデータマーケティング（One to Oneマーケティング）の実践も可能となります。
試験においてCRMが問われる際は、「顧客情報を一元管理することで、顧客一人ひとりに合わせた関係構築を行い、顧客満足度やLTV（顧客生涯価値）を最大化する」という定義を正しく選択できる必要があります。特に「LTV（顧客生涯価値）」や「顧客満足度の向上」というキーワードがCRMの目的として直結している点が頻出です。
また、他の経営管理システムとの違いについても区別が求められます。例えば、営業活動の効率化に特化した「SFA」や、製品のサプライチェーン全体を管理する「SCM」、企業資源を一元管理する「ERP」などの略語と混同しないよう、それぞれの対象領域を整理しておきましょう。CRMは「顧客との関係（接点）」が中心です。
CRMに関連する用語としては、顧客が一生の間に自社にもたらす利益を示す「LTV（顧客生涯価値）」や、営業支援システムである「SFA」、企業資源計画である「ERP」があります。また、顧客一人ひとりのニーズに合わせた宣伝を行う「One to Oneマーケティング」や、データを多角的に分析する「BI（ビジネスインテリジェンス）ツール」も関連性の高い概念です。