RFPを提示されたベンダー側は、これに沿って最適なハードウェア構成やソフトウェアの設計、プロジェクトメンバーの布陣、詳細な見積額を含めた「提案書」を作成します。発注元は届いた提案書をRFPに記載した選定基準に照らし合わせて客観的に評価し、最適なベンダーを決定（ソーシング）します。これにより、感情的な決定を避け、技術的・コスト的に最も適したパートナーを選び出すことができ、プロジェクト開始後の要件の追加や費用の高騰といったトラブルを防ぐ防波堤になります。
試験対策としては、RFPの定義と、システム調達プロセスにおける順序（RFIとの関係）が最重要です。発注プロセスは、まず情報収集のための「RFI（情報提供依頼書）」を送付し、次に具体的な提案を求める「RFP（提案依頼書）」を送付し、ベンダーから「提案書」を受け取って選定する、という順番で進みます。この一連の流れと各文書の役割を整理しておく必要があります。
また、RFPを作成するのは「発注側（ユーザー企業）」であり、受け取って提案書を作成するのが「受注側（ベンダー）」であるという主体の切り分けや、RFPを提示することで複数ベンダーからの提案を公平に比較しやすくなる（相見積もりによるコスト抑制や選定プロセスの透明化）というメリットについても頭に入れておきましょう。
RFPに関連する用語には、RFPの前段階で情報提供を求める「RFI」や、ベンダーが作成して提出する「提案書」、最適な調達先を選定する「ベンダー選定」があります。また、開発範囲や品質を合意するための「要件定義」や、システム化の要件を整理する「要求分析」とも直結しています。