RFP（提案依頼書）とは、企業が新しい情報システムの開発や導入を外部のIT会社（システム開発会社など）に依頼する際に、自社が実現したい要件や目的、予算、スケジュールなどをまとめて提示する公式の書類です。RFPを複数の会社に提示することで、それぞれの会社から自社の要望に沿った最適な「提案書」や「見積書」を作成してもらい、公平に比較検討することができます。
社内の勤怠管理システムをリニューアルする際のRFPの具体例です。
・目的：古いシステムを刷新し、リモートワークや直行直帰に対応する。
・機能要件：スマートフォンのGPS機能を使った打刻ができ、有給休暇の申請もスマホで完結すること。
・スケジュール：202X年4月から運用を開始したい。
・提案期限：〇月〇日までに提案書を提出してください。RFPを用意することで、開発会社との間で「言った・言わない」の誤解を防ぎ、プロジェクトをスムーズに進めることができます。