システム導入プロジェクトの初期段階において、発注側の企業が最新のIT技術動向や各ベンダー（IT企業）の得意分野をすべて把握しているとは限りません。例えば、「AIを使って業務を効率化したい」という漠然とした目的があっても、具体的にどのようなAI製品が市場に存在し、どれくらいの費用感が相場なのかが見えていないことがよくあります。このような状態で、いきなり詳細な提案を求めるRFP（提案依頼書）を作成することは困難です。
そこで活用されるのがRFIです。RFIを発行するメリットは、ベンダー側から広く一般公開されていない最新の製品情報や、自社と似た規模・業種の企業での成功事例などを効率的に収集できることです。これにより、自社のやりたいことが技術的に可能なのか、予算の規模感はどれくらいかという「システム化の実現性」を判断する材料を得ることができます。また、RFIへの回答内容や対応の丁寧さを見ることで、「このベンダーは信頼できるか」「自社の業界知識を持っているか」といったスクリーニング（一次選考）を行う目的も兼ねています。RFIは情報収集が目的なので、ベンダーに対して具体的なシステム設計や正式な見積もりを求めることはありません。